Pour être secrétaire, il est bien entendu nécessaire de posséder les diplômes et les compétences requises pour compléter les différentes tâches administratives demandées. Mais, est-ce vraiment suffisant? Pas forcément. En effet, sachez que pour être apprécié dans ce domaine professionnel, il paraît indispensable de détenir un certain nombre de qualité personnelle. Mais quelles sont-elles? Voici quelques exemples pour vous aiguiller.

 

La collaboration

Avant toute chose, notez que la secrétaire est un pilier dans l’entreprise puisque cette dernière représente un soutien pour le président ou tout autre responsable. À cela, rajoutez que dans ses fonctions de secrétariat, elle établit le lien entre les différents départements de l’entreprise ou encore entre l’entreprise et les clients. Considérant ces faits, il va de soit qu’une bonne secrétaire doit posséder des facultés à collaborer ou encore à communiquer pour partager des informations.

 

L’esprit d’initiative

Bien qu’une bonne secrétaire doive répondre à un certain nombre de directives et bien qu’elle soit en communication permanente avec les hauts dirigeants de l’entreprise, les responsables de département et les clients, cette dernière doit également détenir un esprit d’initiative ou encore faire preuve d’autonomie. En effet, il ne faut pas perdre de vu que le rôle de la secrétaire vise à assister ses supérieurs et non à leur entraîner un surcroit de travail. Ainsi, pour prendre de bonnes décisions, elle se doit de bien évaluer chaque situation dépendamment du fonctionnement de l’entreprise et de ses objectifs.

 

Le sens de l’organisation

Le secrétariat englobe de nombreuses tâches comme les prises de rendez-vous, la rédaction ou la révision de textes, les préparations des réunions et des congrès, l’archivage ou encore les relations à la clientèle. Cela étant, il semble alors cruciale qu’une secrétaire possède un bon sens de l’organisation. En d’autres termes, cette dernière se doit de planifier avec rigueur et logique tout événement. Il demeure donc important de concilier organisation et efficacité.

 

La courtoisie

Quelque soit le type de compagnie, de bureaux ou de cabinets, chaque entrepreneur a le même objectif, soit le rendement et implicitement des gains financiers. Cela étant, il paraît alors préférable de solliciter les services d’une secrétaire courtoise. En étant plus explicite, une bonne secrétaire se doit d’être aimable et sociable. Et, pourquoi ne pas joindre l’utile à l’agréable, en effet, un sourire est toujours apprécié!

 

En conclusion, détenir des diplômes, des compétences et des connaissances est utile pour accomplir les fonctions de secrétariat, mais, cela est loin d’être suffisant. En effet, une secrétaire sera d’autant plus appréciée si elle possède un certain nombre de qualité humaine. Ainsi, en considérant ces différents éléments, il est possible de faire la différence ou encore de se démarquer de ses collègues!